مواد فحص المنتجات الغذائية
مستندات التوريد والصور والوسم ومعلومات التخزين وتجهيز العينات.
للتواصل الأول
- اسم المنتج ونوعه وخصائصه والمصنّع ورقم التشغيلة إن توفر.
- الكمية ونوع العبوة وتاريخا الإنتاج والتوريد ومدة الصلاحية المبيّنة.
- غرض الدراسة وتاريخ تحديد القيمة ووصف العيوب المكتشفة.
- صور عامة للتشغيلة والوحدات المنفردة والعبوات ووسوم واضحة القراءة.
- العقد والمواصفات ومستندات التسليم ووثائق النقل الموحدة (UPD) ومحضر الاستلام أو محضر العيوب المكتشفة.
- الأسئلة المطروحة والمطالبة والمستندات المتعلقة بالمهمة.
عن التخزين والنقل
- شروط التخزين والتداول التي يحددها المصنّع.
- سجلات الحرارة والرطوبة وبيانات أجهزة التسجيل ومعلومات المعدات، إن توفرت.
- مستندات النقل وتواريخ التحميل والتوصيل والتفريغ وتسليم المنتجات.
- محاضر المعاينة ومعلومات تضرر العبوات والتغييرات وحركة التشغيلة.
- صور ومستندات تتيح مقارنة الحالة عند التوريد بالحالة عند اكتشاف العيوب.
تُسلّم العينات بالاتفاق
لا ترسل المنتجات قبل الاتفاق على الدراسة. فلكل نوع منتج تُحدد الكمية وإجراءات أخذ العينات والتغليف والنقل والمواعيد وظروف التخزين. احتفظ بتعريف التشغيلة ووثائق أخذ العينات وتسليمها والتغييرات التي طرأت عليها. ولا تُعد العينة التي تختارها بنفسك ممثلة تلقائيًا للتشغيلة كاملة.
حفظ المنتجات وحالتها
لا تغيّر الشيء لمجرد تصويره أو إرسال استفسار دون الاتفاق على الإجراءات اللازمة. أبلغ عن فتح العبوة أو النقل أو التجميد أو الإذابة أو أي تغييرات أخرى. لا تتناول منتجات تظهر عليها علامات التلف، ولا تختبر صلاحيتها بالتذوق. ويُحدد التداول الآمن والمدة المسموح بها لحفظ العينات بحسب نوع المنتج والمهمة.
المراجعة والملفات والبيانات الشخصية
للمراجعة، قدم التقرير كاملًا والمرفقات ومحاضر الاختبارات ومعلومات أخذ العينات والصور والمستندات الأصلية. يقبل النموذج JPG وJPEG وPNG وPDF وDOC وDOCX وXLS وXLSX وTXT وRTF وHEIC وZIP: حتى 10 ملفات، بحد أقصى 10 MB لكل ملف و15 MB إجمالًا. وتُنقل الفيديوهات والمواد الكبيرة بصورة منفصلة عبر قناة متفق عليها.
أرسل المعلومات الضرورية فقط. وأخفِ قدر الإمكان البيانات الشخصية الزائدة للموظفين والممثلين وغيرهم في المحاضر ومستندات التسليم والمراسلات. وتتطلب معالجة بيانات الأطراف الثالثة أساسًا قانونيًا مستقلًا.
المعطيات الأولية لقيمة التشغيلة والمخزون المتبقي
إذا طُرح سؤال عن القيمة، فاذكر أيضًا تاريخ الحساب المطلوب ومكان السلعة وكميتها الفعلية. فقد تختلف الكمية المشتراة عما بقي للمعاينة: ربما بيع جزء أو استُخدم أو أُعيد أو أُتلف. ويُفضل إثبات هذه الحركات بمستندات محاسبية وربطها بالتشغيلة محل الدراسة.
صف بصورة منفصلة المنتجات التي لم تُذكر تغييرات فيها والسلع ذات العيوب المكتشفة والمخزون المتبقي الذي تعذر التحقق من حالته. فقد يؤدي خلط هذه المجموعات إلى تشويه كمية الحساب وطريقة المقارنة المختارة معًا. كما يلزم وصف ظروف انتهاء الصلاحية وتضرر العبوة والتلف المثبت كلٌّ على حدة.
لمقارنة الأسعار
- احتفظ باسم المنتج وخصائصه ودرجته أو فئته وحجم التعبئة ونوع العبوة.
- حدد وحدة القياس: قطعة أو كيلوغرام أو عبوة أو صندوق، ومحتويات وحدة الشحن.
- اذكر شروط التوريد وحجم التشغيلة والمستندات المتاحة عن السعر الفعلي.
- بيّن ما إذا كانت المبالغ المقدمة تشمل التوصيل والتعبئة وغيرها من المكونات.
سعر وحدة السلعة غير المتضررة وقيمة المخزون المتبقي فعليًا ليسا مؤشرًا واحدًا. ومن المفيد تحديد المطلوب صراحةً: قيمة كمية معينة في تاريخ محدد، أو تغير الحالة التجارية، أو مراجعة حساب سابق. ويساعد ذلك على تجنب احتساب الخسائر نفسها مرتين.
أرسل مستندات المنتج وصوره
بعد الاطلاع يمكن تحديد صيغة العمل والتكلفة والمدة وقائمة المواد الناقصة.