खाद्य उत्पादों के अध्ययन की सामग्री
आपूर्ति दस्तावेज़, फ़ोटो, लेबल, भंडारण की जानकारी और नमूनों की तैयारी।
पहले संपर्क के लिए
- उत्पाद का नाम, प्रकार और विशेषताएँ, निर्माता और उपलब्ध होने पर बैच नंबर।
- मात्रा, पैकेजिंग का प्रकार, उत्पादन और आपूर्ति की तिथियाँ तथा बताई गई शेल्फ लाइफ़।
- अध्ययन का उद्देश्य, मूल्य निर्धारण की तिथि और मिले दोषों का विवरण।
- बैच, अलग-अलग उत्पाद इकाइयों, पैकेजिंग और पढ़ने योग्य लेबल की समग्र फ़ोटो।
- अनुबंध, विनिर्देश, डिलीवरी नोट, सार्वभौमिक हस्तांतरण दस्तावेज़ (UPD), स्वीकृति अभिलेख या पहचाने गए दोषों का अभिलेख।
- निर्धारित प्रश्न, औपचारिक दावा और कार्य से संबंधित दस्तावेज़।
भंडारण और परिवहन के बारे में
- निर्माता द्वारा बताई गई भंडारण और उत्पाद-संभाल की परिस्थितियाँ।
- उपलब्ध होने पर तापमान और आर्द्रता लॉग, रिकॉर्डर का डेटा और उपकरणों की जानकारी।
- परिवहन दस्तावेज़ और लदान, डिलीवरी, उतराई तथा उत्पाद सौंपने की तिथियाँ।
- निरीक्षण अभिलेख, पैकेजिंग की क्षति, बैच में बदलाव और उसके आवागमन की जानकारी।
- आपूर्ति के समय और दोष मिलने के समय की स्थिति की तुलना करने वाली फ़ोटो और दस्तावेज़।
नमूने सहमति के बाद भेजे जाते हैं
अध्ययन पर सहमति से पहले उत्पाद न भेजें। विशिष्ट उत्पाद के लिए मात्रा, नमूना-चयन की प्रक्रिया, पैकेजिंग, परिवहन, समय-सीमा और भंडारण की परिस्थितियाँ तय की जाती हैं। बैच की पहचान और नमूना लेने, सौंपने तथा वस्तु में बदलाव के दस्तावेज़ सुरक्षित रखें। अपने चुने हुए नमूने को पूरे बैच का प्रतिनिधि अपने आप नहीं माना जाता।
उत्पादों का संरक्षण और स्थिति
आवश्यक कार्रवाइयों पर सहमति के बिना केवल फ़ोटो या पूछताछ के लिए वस्तु न बदलें। खोलने, स्थान बदलने, जमाने, पिघलाने और अन्य बदलावों की जानकारी दें। खराब होने के संकेत वाले उत्पाद न खाएँ और चखकर उपयुक्तता न जाँचें। सुरक्षित संभाल और नमूनों को रखने की अनुमत अवधि उत्पाद के प्रकार और कार्य के अनुसार तय होती है।
समीक्षा, फ़ाइलें और व्यक्तिगत डेटा
समीक्षा के लिए पूरी रिपोर्ट, परिशिष्ट, परीक्षण प्रोटोकॉल, नमूना लेने की जानकारी, फ़ोटो और मूल दस्तावेज़ दें। फ़ॉर्म JPG, JPEG, PNG, PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, TXT, RTF, HEIC और ZIP स्वीकार करता है: अधिकतम 10 फ़ाइलें, हर फ़ाइल 10 MB तक और कुल 15 MB से अधिक नहीं। वीडियो और बड़ी सामग्री सहमत माध्यम से अलग भेजी जाती है।
केवल आवश्यक जानकारी भेजें। संभव हो तो अभिलेखों, डिलीवरी नोट और पत्राचार में कर्मचारियों, प्रतिनिधियों और अन्य व्यक्तियों का अनावश्यक व्यक्तिगत डेटा छिपाएँ। तृतीय पक्ष के डेटा के प्रसंस्करण का अलग वैध आधार चाहिए।
बैच और शेष स्टॉक के मूल्य के लिए प्रारंभिक जानकारी
मूल्य का प्रश्न हो तो गणना की अपेक्षित तिथि, माल का स्थान और उसकी वास्तविक मात्रा भी बताएँ। खरीदी गई मात्रा निरीक्षण तक बची मात्रा से भिन्न हो सकती है: कुछ बेची, इस्तेमाल, वापस या नष्ट की गई हो। इन गतिविधियों को लेखांकन दस्तावेज़ों से प्रमाणित कर अध्ययन वाले बैच से जोड़ना उपयोगी है।
जिन उत्पादों में बदलाव का दावा नहीं है, जिनमें दोष मिले हैं और जिन बचे माल की स्थिति जाँची नहीं जा सकी, उन्हें अलग बताएँ। इन समूहों को मिलाने से गणना की मात्रा और चुनी तुलना पद्धति दोनों विकृत हो सकती हैं। शेल्फ लाइफ़ समाप्त होना, पैकेजिंग की क्षति और प्रमाणित खराबी की परिस्थितियों का भी अलग विवरण चाहिए।
कीमतों की तुलना के लिए
- उत्पाद का नाम और विशेषताएँ, ग्रेड या श्रेणी, पैक का आकार और पैकेजिंग का प्रकार सुरक्षित रखें।
- गणना की इकाई बताएँ: नग, किलोग्राम, पैकेट या बॉक्स, और परिवहन इकाई की सामग्री भी।
- आपूर्ति की शर्तें, बैच का आकार और वास्तविक कीमत के उपलब्ध दस्तावेज़ बताएँ।
- बताएँ कि दी गई राशियों में डिलीवरी, पैकेजिंग और अन्य घटक शामिल हैं या नहीं।
बिना क्षति वाले माल की इकाई कीमत और वास्तविक बचे स्टॉक का मूल्य एक ही संकेतक नहीं हैं। कार्यादेश में स्पष्ट करना उपयोगी है कि क्या तय करना है: किसी तिथि पर विशिष्ट मात्रा का मूल्य, व्यापारिक स्थिति में बदलाव या पहले की गणना की जाँच। इससे एक ही नुकसान को दो बार गिनने से बचा जा सकता है।
उत्पाद के दस्तावेज़ और फ़ोटो भेजें
समीक्षा के बाद काम का प्रारूप, लागत, समय-सीमा और अनुपलब्ध सामग्री की सूची तय की जा सकती है।